Datenschutz-Information für das Ehrenamt

Im Folgenden erklären wir, wie wir im Rahmen Ihres Ehrenamts Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) verarbeiten und halten weitere in diesem Zusammenhang relevante Informationen bereit:

1. Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und an wen können Sie sich bei Fragen zum Datenschutz wenden? 

Franziskanerinnen vom hl. Josef Seniorenhilfe GmbH

Klosterstraße 4a, 53604 Bad Honnef-Aegidienberg

Telefon: 0 22 24 9246-0

E-Mail: info@franziskanerinnen-vom-hl-josef.de

Zu allen mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung Ihrer Rechte als ehrenamtlicher Mitarbeiter im Zusammenhang stehenden Fragen, können Sie unseren Datenschutzbeauftragten wie folgt erreichen:

Alexander Gottwald, EMBA

Rechtsanwalt, Datenschutzbeauftragter (GDDcert.EU)

Solidaris Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Nevinghoff 30

48147 Münster

E-Mail: datenschutz@franziskanerinnen-vom-hl-josef.de

2. Welche Daten werden zu welchen Zwecken verarbeitet? 

Sie haben sich bereit erklärt, für die Franziskanerinnen vom hl. Josef Seniorenhilfe GmbH tätig zu werden. Die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um die Ausübung des Ehrenamts zu ermöglichen (z. B. für die Abstimmung und Einladung zu Sitzungen, Veröffentlichung auf dem Veranstaltungskalender, Nachweis für Versicherungen etc.). Ferner verarbeiten wir Ihre Daten auch, um Ihnen ggf. Ehrungen zu verleihen.

Im Rahmen Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit erhebt und verarbeitet die Franziskanerinnen vom hl. Josef Seniorenhilfe GmbH nachfolgend aufgeführte personenbezogene Daten von Ihnen:

• Vor- und Zuname,
• Geburtsname, Anschrift,
• E-Mail-Adresse, Telefon- und Fax-Nr.,
• Geburtsdatum,
• berufliche Tätigkeit,
• Immunitätsnachweise/-status im Zusammenhang mit dem Schutz vor Covid 19 Infektionen,
• und Unterlagen (z. B. Verpflichtungserklärung) sowie sonstige personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Ausübung Ihres Ehrenamtes mitgeteilt haben.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Ehrenamtes erfolgt auf der Grundlage Ihrer Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b) KDG.

Abhängig vom Ehrenamt kann es üblich sein, dass während der Ausübung des Amtes Fotoaufnahmen zur Berichterstattung von Ihnen angefertigt werden und im Zusammenhang mit der Bericht erstattung über dieses Ereignis, diese Aufnahmen auch in den Medien oder auf der Homepage der Franziskanerinnen vom hl. Josef Seniorenhilfe GmbH veröffentlicht werden. Rechtsgrundlage hierfür ist ebenfalls Ihre Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b) KDG.

Darüber hinaus verwenden wir Ihre Daten über den eigentlichen Zweck der Erfassung auch zur Versendung von Geburtstags-/Weihnachtskarten, Jubiläumsschreiben, Einladungsschreiben zu Veranstaltungen der Franziskanerinnen vom hl. Josef Seniorenhilfe GmbH (z. B. Sommerfest) und ähnlichem an Sie. Rechtsgrundlage hierfür ist § 6 Abs. 1 lit. g) KDG (berechtigtes Interesse).

Soweit wir Gesundheitsdaten im Sinne des § 4 Nr. 17 KDG von Ihnen verarbeiten, erfolgt dies aufgrund einer ausdrücklichen Einwilligung von Ihnen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung die-ser besonderen Kategorie von personenbezogenen Daten ist Ihre Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b) und § 11 Abs. 2 lit. a) KDG.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nur, soweit Sie uns hierfür Ihre Einwilligung erteilt haben oder gesetzliche Vorgaben uns die Verarbeitung gestatten oder auferlegen. So unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, aufgrund derer wir gegebenenfalls personenbezogene Daten verarbeiten und ggf. an Dritte weiterleiten müsse (z. B. Arbeitssicherheit, Infektionsschutz).

Datenverarbeitung aufgrund von Covid 19

Als Träger von Altenhilfeeinrichtungen dürfen wir per Gesetz nur Personen beschäftigen, welche die gesetzlich vorgeschriebenen Impfungen (z.B. Corona) vorweisen. Zur Erfüllung der uns obliegenden Pflichten aus dem Infektionsschutzgesetz (IfSG), insbesondere der §§ 20 und 20a IfSG überprüfen wir daher Ihren Impfstatus bzw. sonstigen Immunitätsnachweis.

Zum Nachweis der Erfüllung der oben genannten Pflichten aus dem IfSG erheben wir von Ihnen folgende Daten:

• Name, Vorname,
• Geburtsdatum,
• Datum der Vorlage des Immunitätsnachweises,
• Gültigkeit des Immunitätsnachweises,
• Ablaufdatum des Immunitätsnachweises,
• Zweifel an der Echtheit des Immunitätsnachweises.

4. Welche Pflicht zur Bereitstellung von Daten besteht?

Soweit Sie eine ehrenamtliche Tätigkeit für die Franziskanerinnen vom hl. Josef Seniorenhilfe GmbH angenommen haben oder sich für eine solche Tätigkeit zur Wahl gestellt haben, sind Sie in diesem Zusammenhang auch verpflichtet, uns die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten mitzuteilen. Soweit Sie der Franziskanerinnen vom hl. Josef Seniorenhilfe GmbH die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht mitteilen, ist eine ehrenamtliche Tätigkeit nicht möglich.

5. An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Innerhalb der Franziskanerinnen vom hl. Josef Seniorenhilfe GmbH erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der o.g. Zwecke benötigen. Sämtliche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Franziskanerinnen vom hl. Josef Seniorenhilfe GmbH sowie ehrenamtlich Berufene, die in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingebunden sind, unterliegen der Verschwiegenheit.

Wir übermitteln die Informationen zu Ihrem Immunitätsnachweis gem. § 20a IfSchG an das zuständige Gesundheitsamt, wenn Zweifel an der Echtheit oder der inhaltlichen Richtigkeit Ihres Immunitätsnachweises bestehen.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet nur statt, sofern dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben.

Eingesetzte Auftragsverarbeiter (§ 29 KDG), insbesondere in den Bereichen IT-Dienstleistungen (insbesondere technische Unterstützung und Fernwartung), Druckdienstleistungen sowie Archivierung und Entsorgung können in Einzelfällen auch Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten, solange es für die Erfüllung der o.g. Zwecke erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung dieser Zwecke und unserer Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese gelöscht, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten etwas anderes vorschreiben oder Daten darüber hinaus aufbewahrt werden müssen, weil diese im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten benötigt werden.

7. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft: Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten bei uns über Sie gespeichert sind. Die Auskunftserteilung durch uns ist für Sie kostenfrei. Das Recht auf Auskunft besteht nicht oder nur eingeschränkt, wenn und soweit durch die Auskunft geheimhaltungsbedürftige Informationen offenbart würden, bspw. Informationen, die einem Berufsgeheimnis unterliegen.

• Recht auf Berichtigung: Wenn Ihre personenbezogenen Daten, die gespeichert sind, unrichtig oder unvollständig sind, haben Sie das Recht, jederzeit die Berichtigung dieser Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn und soweit die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden oder, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. In diesem Fall müssen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen und diese aus unseren IT-Systemen und Datenbanken entfernen. Ein Recht auf Löschung besteht nicht, soweit
  • die Daten aufgrund einer gesetzlichen Pflicht nicht gelöscht werden dürfen oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht verarbeitet werden müssen;
  • die Datenverarbeitung erforderlich ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten sowie das Recht, dass diese Daten an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden. Dieses Recht besteht nur, wenn
  • Sie uns die Daten auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund eines mit Ihnen abgeschlossenen Vertrages zur Verfügung gestellt haben;
  • die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
• Recht auf Widerruf: Wenn wir Ihre Daten aufgrund einer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte Verarbeitung bleibt jedoch rechtmäßig.
• Recht auf Widerspruch: Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage einer Interessenabwägung erfolgt, können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Alle der oben beschriebenen Betroffenenrechte können Sie uns gegenüber geltend machen, wenn Sie Ihr konkretes Begehren per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten richten.

• Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
  
  Sie haben jederzeit das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Katholisches Datenschutzzentrum – Körperschaft des öffentlichen Rechts

Brackeler Hellweg 144

44309 Dortmund

Telefon: 0231/13 89 85-0

Telefax: 0231/13 89 85-22

E-Mail: info@kdzs.de

8. Änderungen dieser Datenschutz-Information

Wir überarbeiten diese Datenschutz-Information bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 09/2022